【2026年版】運営指導（実地指導）で必ずチェックされる必須書類まとめ｜介護施設の完全ガイド

このページは「運営指導（実地指導）必須書類」の総合インデックスです。　介護施設・デイサービス・訪問介護事業所の管理者・サ責・ケアマネ向けに、各書類のテンプレートと書き方記入例へのリンクをカテゴリ別にまとめています。
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運営指導（実地指導）とは

運営指導は、都道府県・市区町村が介護事業所を訪問し、人員基準・運営基準・加算算定の根拠書類を確認する制度です。2022年度より「実地指導」から名称変更されました。原則3年に1回、新規指定後は概ね1年以内に初回が入ります。指摘事項は「改善指導 → 改善勧告 → 改善命令 → 指定取消」の段階で対応され、加算返還（最大5年遡及）も発生します。

運営指導の通知から当日までの流れ

通知（1〜2週間前）：文書で日時・確認書類リストが届く
事前準備：書類整備・人員配置記録の確認・職員周知
当日：事業所訪問・書類提示・面談（半日〜1日）
結果通知：1〜2週間後に文書で指摘事項が届く
改善報告：30日以内に改善内容を文書で提出

本ページの使い方

カテゴリ別に必須書類を網羅しています。運営指導通知を受けたら、まず下記カテゴリ別の書類リストで自施設の整備状況をチェックしてください。各リンク先のテンプレートと書き方記入例を使えば、抜け漏れなく準備できます。

📋 必須書類カテゴリ別インデックス

1. アセスメント・サービス計画書

ケアマネ・サ責・機能訓練指導員が作成する計画書類。本人同意・3か月ごとの見直しが必須です。

2. 介護記録・日誌・申し送り

毎日のケア提供を裏付ける記録。加算算定の根拠であり、運営指導でもっとも詳細にチェックされます。

3. 事故・ヒヤリハット・安全管理

事故報告書・ヒヤリハット・要因分析。市区町村への事故報告義務があり、再発防止策の検証記録も必要です。

4. 虐待防止・身体拘束適正化

2024年度から完全義務化。委員会の3か月ごと開催・指針・研修・チェックリストの4点セットが必須です。

5. 感染症対策・BCP・防災

感染症マニュアル・BCP（業務継続計画）は2024年度から策定義務化。未策定は減算対象です。

6. 委員会・会議の議事録

事故防止委員会・身体拘束適正化検討委員会・安全衛生委員会・サービス担当者会議。すべて議事録保存必須です。

7. 重要事項説明書・契約・同意

利用開始時の必須書類。報酬改定・運営規程変更時の更新も忘れずに。

8. 労務・職員管理・シフト

人員配置基準を満たしていることの証拠。シフト表・健康管理・研修記録は2年以上の保存義務。

9. 苦情処理・連絡網・緊急時対応

苦情受付窓口の周知・記録、緊急連絡網の整備は運営基準で必須です。

10. ケア手順・安全チェックリスト

移乗・入浴・排泄・服薬・食事介助の具体手順とチェックリスト。職員研修にも活用できます。

運営指導でよく指摘される頻出ポイント

実際の運営指導で指摘されやすい代表5パターンを、運営者の実務経験ベースでまとめます。

よくある指摘 Top5

ケアプランと記録の不整合
「第2表で位置づけたサービス内容と、実際の介護記録の表記が違う」が最多指摘。ケアプラン記入例と介護記録書き方を併せて整備してください。
議事録の出席者照会不備
サービス担当者会議で欠席者がいる場合、照会内容の記録が抜けがち。議事録パターン別書き方を参照。
加算算定根拠の記録不足
個別機能訓練加算・看取り介護加算・処遇改善加算の実施記録が薄い。個別機能訓練計画書書き方を参照。
身体拘束3要件の検証不足
切迫性・非代替性・一時性の検証が議事録に無い。身体拘束適正化検討委員会運営マニュアルを参照。
BCP未策定・研修未実施
2024年度完全施行で、未策定は減算対象。BCPテンプレートを参照。

運営指導直前チェックリスト

運営指導通知が届いてから当日までに確認すべき項目です。

□ ケアプラン・サービス計画書（直近3か月分）の本人同意署名
□ 介護記録（直近6か月分）と計画書の整合性
□ 事故報告書・ヒヤリハット報告書・要因分析記録
□ 委員会議事録（虐待防止・身体拘束・事故防止・感染対策の各年4回分）
□ BCP書面と最新の見直し記録
□ 感染症対策マニュアルと研修記録（年2回以上）
□ 重要事項説明書（最新版）と利用者同意
□ 人員配置記録・シフト表（直近6か月分）
□ 健康管理記録・職員研修記録
□ 苦情処理記録
□ 個人情報取扱同意書（全利用者分）

運営者からのひと言

運営指導は「準備した分だけ評価される」公平な制度です。日々の記録と書類が整っていれば、指摘事項はほぼ出ません。本サイトの書類テンプレートは、ライフケアサポートグループの取締役として実際に運営指導を複数回受けた経験を踏まえて設計しています。「実務で使える書式」「監査で突っ込まれない記入例」を心がけて随時更新しています。

— ふくしの素材館運営：本多佑宇（ほんだゆう）

よくある質問（FAQ）

運営指導と実地指導は何が違いますか？

2022年度から「実地指導」が「運営指導」に名称変更されました（介護保険最新情報Vol.1100等）。内容はほぼ同じで、3年に1回程度、都道府県・市区町村が事業所を訪問し、人員配置・運営基準・加算算定の根拠書類を確認します。

運営指導の頻度は？

原則3年に1回（指定有効期間中に1回以上）です。報酬改定直後や苦情等の情報があった場合は臨時指導が入ることもあります。

書類が揃っていないと何が起きますか？

改善指導・改善勧告・改善命令・指定取消の4段階で対応されます。加算返還（最大5年遡及）も発生します。とくに虐待防止・身体拘束適正化・BCPの整備不足は減算対象です。

運営指導の通知から当日まで何日ありますか？

通常1〜2週間前に文書通知が届きます。当日までに書類整備・職員周知を完了する必要があります。本ハブの書類一覧で抜け漏れチェックしてください。

このまとめは更新されますか？

はい、新規テンプレート公開・制度改定のたびに本ページを更新します。最終更新日は本ページ末尾に明記しています。