介護施設の入所・退所時に作成する入退所記録書のテンプレートです。入所時の情報収集から退所後の引き継ぎまで、一貫した記録管理に活用できます。
記載項目（入所時）
- 入所日・入所経緯（在宅から・病院から等）
- 利用者基本情報・要介護度
- 主病名・既往歴・服薬状況
- ADL・認知機能の状態
- 家族構成・キーパーソン
- 入所時の持ち物リスト
- 特記事項（アレルギー・禁忌事項等）
記載項目（退所時）
- 退所日・退所先（自宅・病院・他施設等）
- 退所理由・経緯
- 退所時のADL・健康状態
- 引き継ぎ事項・継続するサービス
- 医療機関への情報提供状況
- 家族への説明内容
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入所時に確認すべきポイント
- 医療情報の確認：主治医・かかりつけ医の連絡先・処方薬・アレルギー
- ADLの把握：移動・食事・排泄・入浴の自立度を具体的に確認
- 認知機能の状態：MMSE・HDS-Rなどの評価結果・徘徊・BPSD の有無
- 家族の意向：医療処置の希望・緊急時の方針・面会頻度
- 持ち物の確認：貴重品管理の方針・名前の記入状況
退所時の引き継ぎ
退所先（自宅・病院・他施設）へのスムーズな引き継ぎが重要です。退所時サマリー（要約記録）を作成し、退所先の担当者に確実に渡します。医療機関への退院・転院の場合は、主治医から診療情報提供書（紹介状）を準備してもらいましょう。
持ち物管理のトラブル防止
入所時の持ち物は本人・家族立会いのもとで確認し、リストを双方で保管します。退所時に持ち物の過不足がないか再確認し、家族に引き渡します。貴重品（現金・通帳・印鑑）は施設のルールに従い管理し、記録を残すことがトラブル防止の基本です。
使い方・カスタマイズ方法
テンプレートはWordで編集可能です。入所時・退所時それぞれの情報を入力してご利用ください。施設ごとの手順書と合わせて活用してください。
実務での活用・保存方法
このテンプレートはWord形式で提供しています。施設名・事業所名・日付などを入力して、すぐにご利用いただけます。印刷後にボールペンで記入する場合も、フォントサイズや行間を調整することで記入しやすくなります。作成したデータはPDFに変換して保存することをおすすめします。実地指導・監査の際に記録の整合性を問われることがありますが、このテンプレートを使って継続的に記録していれば、適切な説明が可能です。法改正や制度変更があった場合はテンプレートを随時更新しますので、最新版をお使いください。
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入所時書類の不備が後から問題になりやすいパターン
入退所記録書は、入所直後の忙しい時期に作成するため記載漏れが起きやすい書類です。実地指導で特に確認されるのは「入所年月日・入所理由・医療機関からの申し送り内容」と「退所時の行先・退所理由・退所後のサービス確認記録」です。退所後に事故や苦情が発生した場合、退所時の状態記録が重要な証拠になります。施設の都合で退所を促した場合でも、本人・家族の同意確認を記録として残すことが必要です。
医療機関・他施設との連携記録としての活用
入退所記録は、次の支援先との引き継ぎ文書としても機能します。病院から施設、施設から自宅・他施設への移行時に「どんな状態で入ってきて、どんな状態で退所したか」が記録されていると、連携先からの信頼が高まります。特に退所後に医療機関での治療が必要になった場合、入所中の記録が診療の参考になるため、医療連携型の施設では丁寧な記録が実際のケア品質を支えています。
